Kinh doanh cà phê luôn là một trong những lĩnh vực hấp dẫn, nhưng để bắt đầu, điều quan trọng nhất bạn cần quan tâm chính là chi phí mở quán cafe. Việc dự trù chi phí để mở quán cà phê hợp lý không chỉ giúp bạn kiểm soát tài chính mà còn hạn chế rủi ro trong giai đoạn đầu khởi nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Frost of London sẽ tổng hợp tất tần tật các chi phí khi mở quán cafe giúp bạn nắm rõ những khoản đầu tư cần thiết để có kế hoạch rõ ràng hơn khi kinh doanh lĩnh vực này.
Các khoản chi phí mở quán cafe cần dự trù chi tiết
Để quán cà phê đi vào hoạt động ổn định, việc lên kế hoạch tài chính là vô cùng quan trọng. Sau đây là những hạng mục chính trong chi phí mở quán cafe mà bạn cần nắm rõ để tránh phát sinh ngoài dự tính.
Chi phí thuê và duy trì mặt bằng kinh doanh
Mặt bằng là yếu tố quyết định rất lớn đến sự thành bại của quán cà phê. Khu vực trung tâm sẽ thu hút nhiều khách hàng nhưng đi kèm là mức giá thuê cao. Ngoài chi phí hàng tháng, bạn còn phải chuẩn bị thêm tiền đặt cọc, sửa chữa và trang trí lại không gian. Đây là một phần quan trọng trong chi phí để mở 1 quán cafe vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách ban đầu. Lời khuyên hữu ích là nên thương lượng rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi lâu dài.
Khoản đầu tư thiết kế – thi công không gian quán cafe
Thiết kế và thi công giúp quán tạo nên dấu ấn riêng trong mắt khách hàng. Chi phí mở quán cà phê ở hạng mục này sẽ thay đổi tùy thuộc phong cách bạn chọn, từ đơn giản đến cao cấp. Bạn có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp để có không gian đồng bộ hoặc tự decor nếu muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, dù theo cách nào, không gian vẫn cần đảm bảo tính thẩm mỹ và sự thoải mái. Đây là bước góp phần giữ chân khách hàng ngay từ lần ghé đầu tiên.’
Trang thiết bị, máy móc và cơ sở vật chất cần có
Một phần lớn trong các chi phí khi mở quán cafe là đầu tư trang thiết bị, máy móc và nội thất. Các hạng mục cơ bản gồm bàn ghế, quầy pha chế, máy pha cafe, hệ thống làm mát, chiếu sáng và ly tách. Trang thiết bị máy móc và cơ sở vật chất là chi phí mở quán cà phê quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ cũng như trải nghiệm của khách hàng.’
Chi phí mua nguyên liệu, đồ uống và vật dụng pha chế
Để quán vận hành đều đặn, bạn cần lên kế hoạch mua nguyên liệu và vật dụng ngay từ đầu. Bao gồm cà phê hạt, trà, sữa, syrup, trái cây, cùng các vật tư tiêu hao như ly nhựa, ống hút và khăn giấy. Đây là phần không thể thiếu trong chi phí để mở quán cà phê vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống và trải nghiệm khách hàng. Do đó, bạn nên tìm nguồn cung uy tín để đảm bảo hương vị đồng đều và giảm thiểu rủi ro. Đồng thời, việc quản lý kho định kỳ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tránh thất thoát.
Ứng dụng phần mềm và công nghệ quản lý quán
Trong thời đại số, công nghệ đóng vai trò quan trọng giúp tối ưu vận hành quán cafe. Các phần mềm POS, đặt món online, CRM hay quản lý nhân sự sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Đầu tư vào công nghệ tuy chiếm một phần trong chi phí mở quán cafe, nhưng mang lại hiệu quả lâu dài và tăng sự chuyên nghiệp. Tùy theo quy mô quán, bạn có thể lựa chọn phần mềm miễn phí hoặc trả phí để phù hợp ngân sách. Đây là công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho những ai muốn vận hành quán bài bản.
Ngân sách dành cho tuyển dụng và trả lương nhân viên
Đội ngũ nhân sự là “linh hồn” của quán cafe. Bạn cần tuyển quản lý, nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân và bảo vệ tùy theo quy mô. Chi phí để mở 1 quán cafe ở hạng mục nhân sự cần tính toán kỹ lưỡng để vừa tiết kiệm ngân sách, vừa đảm bảo chất lượng phục vụ. Chưa hết, đào tạo nhân viên về quy trình và thái độ phục vụ cũng là cách để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đây là khoản đầu tư lâu dài chứ không chỉ đơn thuần là chi phí.
Kế hoạch marketing, truyền thông và quảng bá thương hiệu
Đầu tư vào chiến lược marketing, truyền thông là điều cực kỳ quan trọng khi kinh doanh quán cafe bởi đây là yếu tố giúp quán cafe nhanh chóng thu hút khách hàng, đặc biệt giai đoạn khai trương. Bạn có thể đầu tư quảng cáo trên Facebook, Google, chạy chương trình khuyến mãi hoặc hợp tác KOLs. Một phần ngân sách trong chi phí mở quán cafe nên dành cho hoạt động này để tạo độ nhận diện thương hiệu. Những chiến lược tiếp thị sáng tạo sẽ giúp bạn nổi bật hơn trong thị trường cạnh tranh và đưa thương hiệu quán đến gần hơn với khách hàng mục tiêu.
Lệ phí pháp lý và thủ tục mở quán cafe hợp pháp
Để quán hoạt động hợp pháp, bạn phải hoàn tất đầy đủ giấy tờ pháp lý ngay từ đầu. Hồ sơ bao gồm giấy phép đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và đăng ký biển hiệu quảng cáo. Đây là một phần trong các chi phí khi mở quán cafe mà nhiều người thường bỏ qua nhưng lại rất quan trọng. Thủ tục tuy không quá tốn kém nhưng mất thời gian xử lý, vì vậy bạn cần có sự chuẩn bị kỹ càng ngay từ đầu. Khi đầy đủ giấy tờ, quán mới có thể khai trương thuận lợi và vận hành ổn định.
Xem thêm: Máy Phát Điện Công Nghiệp Là Gì? Cấu Tạo, Nguyên Lý Hoạt Động & Công Dụng
Bảng dự toán chi phí mở quán cafe chi tiết cho người mới
Dưới đây là bảng dự toán cơ bản chi phí mở quán cafe để bạn tham khảo trước khi quyết định đầu tư:
| Các khoản chi phí | Mức chi dự kiến (VNĐ) |
| Tiền thuê mặt bằng + tiền cọc (3–6 tháng) | 30.000.000 – 90.000.000 |
| Đăng ký kinh doanh và các giấy phép liên quan | 5.000.000 – 10.000.000 |
| Thiết kế quán cafe và thi công | 120.000.000 – 250.000.000 |
| Nguyên vật liệu pha chế ban đầu | 50.000.000 – 100.000.000 |
| Đầu tư trang thiết bị, máy móc, bàn ghế,… | 80.000.000 – 180.000.000 |
| Thuê và trả lương nhân viên vài tháng đầu | 30.000.000 – 60.000.000 |
| Marketing ban đầu (online & offline) | 20.000.000 – 40.000.000 |
| Vận hành & dự phòng rủi ro | 30.000.000 – 50.000.000 |
Xem thêm: Kinh Nghiệm Cho Người Mới Mua Xe Ô Tô – Lần Đầu Mua Xe Hơi Chú Ý Gì?
Gợi ý chi phí mở quán cafe theo từng mô hình phổ biến hiện nay
Khi bắt tay vào kinh doanh, chi phí mở quán cafe sẽ khác nhau tùy theo quy mô và mô hình mà bạn lựa chọn. Để có cái nhìn tổng quan, dưới đây là gợi ý về các chi phí khi mở quán cafe phổ biến hiện nay:
- Quán cafe tầm trung (~100m²): Vốn đầu tư khoảng 400 – 700 triệu đồng gồm thuê mặt bằng, thiết kế & thi công, trang thiết bị, nguyên vật liệu ban đầu, nhân sự và marketing khai trương.
- Quán cafe nhỏ (<60m²): Tổng chi phí để mở quán cà phê dao động 100 – 200 triệu đồng, phù hợp với khu dân cư, văn phòng.
- Cafe vỉa hè (cafe cóc): Vốn đầu tư siêu thấp, chỉ 5 – 10 triệu đồng. Chủ yếu gồm bàn ghế nhựa, ly cốc, nồi đun nước, dụng cụ pha chế đơn giản và nguyên liệu cơ bản (cafe đen, cafe sữa). Lưu ý vấn đề pháp lý và trật tự khi kinh doanh.
- Cafe take away: Mô hình linh hoạt, vốn chỉ 3 – 5 triệu đồng, gồm xe đẩy nhỏ gọn, ly nhựa/ly giấy, dụng cụ pha chế cơ bản, bình giữ nhiệt và đá. Mô hình này rất phù hợp khởi nghiệp nhanh, dễ thu hồi vốn.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Định Dạng Content Phổ Biến Nhất Trong Marketing
Mua máy pha cafe để mở quán ở đâu đảm bảo chất lượng, giá tốt nhất?
Thế Giới Máy Pha là đơn vị uy tín tại Việt Nam chuyên nhập khẩu, phân phối và dịch vụ các loại máy pha cà phê, máy xay, dụng cụ pha chế cùng phụ kiện kèm theo. Với cam kết mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng từ gia đình, văn phòng đến quán cà phê chuyên nghiệp, Thế Giới Máy Pha luôn hướng tới sự hài lòng và hiệu quả lâu dài cho người sử dụng.
Những điểm nổi bật của Thế Giới Máy Pha:
- Nguồn hàng chính hãng, rõ ràng: cung cấp các dòng máy pha cà phê nhập khẩu từ Ý, Tây Ban Nha, Úc… với giấy tờ xuất xứ minh bạch.
- Danh mục sản phẩm đa dạng: từ thiết bị mới đến máy pha cà phê thanh lý, máy pha gia đình, máy pha chuyên nghiệp, máy pha cà phê espresso, máy pha cafe viên nén, máy xay, máy ép và dụng cụ barista.
- Hệ thống dịch vụ hỗ trợ tốt: bao gồm vệ sinh, sửa chữa, cung cấp linh kiện và bảo trì lâu dài cho khách hàng.
- Phù hợp với nhiều quy mô kinh doanh: từ quán nhỏ lẻ, cà phê take-away đến nhà hàng, khách sạn hoặc mô hình chuỗi.
- Uy tín trong ngành: nhận được đánh giá tích cực từ khách hàng nhờ cam kết chất lượng, minh bạch và dịch vụ tận tâm.
Hãy liên hệ với Thế Giới Máy Pha ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và lựa chọn thiết bị – từ máy pha cà phê mới đến thanh lý máy pha cafe cũ – phù hợp với nhu cầu của bạn!
- Địa chỉ 1: Số 638/45/4, Đ. Lê Trọng Tấn, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ 2: J01–L16, An Phú Shop Villa, KĐT. Dương Nội, P. Dương Nội, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
- Hotline: 0899 999 419
- Website: https://thegioimaypha.com/
Tóm lại, việc lên kế hoạch chi tiết cho chi phí mở quán cafe chính là bước đi khôn ngoan giúp bạn khởi nghiệp bền vững. Với người mới bắt đầu, việc xác định đúng chi phí để mở 1 quán cafe không chỉ đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hiệu quả mà còn tạo tiền đề cho quá trình kinh doanh phát triển lâu dài. Hãy nhớ rằng, đầu tư đúng chỗ và cân đối chi phí hợp lý sẽ giúp quán cà phê của bạn nhanh chóng đi vào ổn định. Khi đó, bạn vừa kiểm soát được tài chính vừa sẵn sàng nắm bắt cơ hội trên thị trường đầy tiềm năng này.
Xem thêm: Khám Phá Top 4 Camera Kbvision Tốt Nhất Trên Thị Trường Hiện Nay